Qu’est-ce que la Facture électronique ?
Actuellement, une facture électronique est une facture qui respecte les exigences du Code TVA et ses arrêtés d’exécution, émise et reçue sous une forme électronique. Toute facture non papier, comme les factures PDF envoyées par e-mail, entre dans cette catégorie. Toutefois, cette définition va évoluer. À l’avenir, les factures PDF envoyées par e-mail ne seront plus reconnues comme des factures électroniques.
Un fichier PDF (Portable Document Format) est facile à lire pour les humains, mais plus difficile à traiter pour les ordinateurs. Cela s’explique par le fait que la structure d’un PDF n’est pas suffisamment standardisée pour un traitement automatique. Une facture électronique, en revanche, sous forme de fichier xml selon la norme UBL (Universal Business Language), est bien adaptée au traitement automatique. Dans le contexte de la facturation électronique, les termes UBL et xml sont parfois utilisés de manière interchangeable. En résumé, un fichier UBL est une facture au format xml, également appelée « facture UBL« . Ainsi, la facture est lisible par l’ordinateur.
Aujourd’hui, l’utilisation de la facturation électronique est optionnelle, sauf pour les entreprises participant à des marchés publics de plus de 3 000 € HTVA, où elle est obligatoire. Pour émettre une facture électronique, l’accord du client est nécessaire, et il doit être assuré que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture soient garanties pendant dix ans.
Obligations et exceptions
À partir du 1er janvier 2026, sous réserve de l’autorisation de l’Europe, une nouvelle définition de la facture électronique entrera en vigueur. La « facture électronique structurée » sera requise pour toutes les transactions B2B entre assujettis à la TVA en Belgique. Cette facture devra être émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement automatique.
L’obligation de facturation électronique structurée s’appliquera à tous les assujettis à la TVA établis en Belgique, y compris les petites entreprises, les exploitants agricoles et les membres d’une unité TVA. Les assujettis exemptés de TVA selon l’article 44 du CTVA et les assujettis forfaitaires ne sont pas concernés par cette obligation.
Les destinataires des factures électroniques doivent également être des assujettis à la TVA avec un numéro de TVA. Les prestations exemptées de TVA et les opérations réalisées à l’étranger ne nécessitent pas de factures électroniques structurées.
Conclusion
La facturation électronique obligatoire va révolutionner les pratiques commerciales en Belgique. Les entreprises doivent se préparer à ces changements pour être en conformité dès janvier 2026. Assurez-vous que votre système de facturation soit capable de générer et de gérer des factures électroniques structurées afin de faciliter cette transition.
Avantages pour nos membres
En tant que fédération professionnelle, nous présentons à nos membres affiliés une offre interessante pour le logiciel de facturation Onfact, vous permettant de faciliter votre transition vers la facturation électronique.
Contactez-nous pour plus d’informations.
