Wat is een elektronische factuur?
Op dit moment is een elektronische factuur een factuur die voldoet aan de vereisten van de BTW-wetgeving en de uitvoeringsbesluiten, uitgegeven en ontvangen in een elektronische vorm. Elke niet-papieren factuur, zoals PDF-facturen die per e-mail worden verzonden, valt onder deze categorie. Echter, deze definitie zal veranderen. In de toekomst zullen PDF-facturen die per e-mail worden verzonden niet langer als elektronische facturen worden erkend.
Een PDF-bestand (Portable Document Format) is gemakkelijk te lezen voor mensen, maar lastiger voor computers om te verwerken. Dit komt doordat de structuur van een PDF niet voldoende gestandaardiseerd is voor automatische verwerking. Een elektronische factuur daarentegen, in de vorm van een xml-bestand volgens de UBL-standaard (Universal Business Language), is wel geschikt voor automatische verwerking. In de context van e-facturatie worden de termen UBL en xml soms door elkaar gebruikt. Kort gezegd is een UBL-bestand een factuur in xml-formaat, ook wel een ‘UBL-factuur’ genoemd. Zo is de factuur leesbaar voor de computer.
Vandaag de dag is het gebruik van elektronische facturatie optioneel, behalve voor bedrijven die deelnemen aan overheidsopdrachten van meer dan 3.000 € exclusief BTW, waar het verplicht is. Om een elektronische factuur uit te geven, is de toestemming van de klant nodig, en moet worden gegarandeerd dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur tien jaar lang gewaarborgd zijn.
Verplichtingen en uitzonderingen
Vanaf 1 januari 2026, onder voorbehoud van goedkeuring door Europa, zal een nieuwe definitie van de elektronische factuur van kracht worden. De “gestructureerde elektronische factuur” zal vereist zijn voor alle B2B-transacties tussen BTW-plichtigen in België. Deze factuur moet worden uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische verwerking mogelijk maakt.
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie geldt voor alle BTW-plichtigen gevestigd in België, inclusief kleine ondernemingen, landbouwers en leden van een BTW-eenheid. BTW-plichtigen die zijn vrijgesteld van BTW volgens artikel 44 van het BTW-wetboek en forfaitaire belastingplichtigen zijn niet onderworpen aan deze verplichting.
Ontvangers van elektronische facturen moeten ook BTW-plichtigen zijn met een BTW-nummer. Voor vrijgestelde prestaties en operaties die in het buitenland worden uitgevoerd, zijn geen gestructureerde elektronische facturen vereist.
Conclusie
De verplichte elektronische facturatie zal de handelspraktijken in België revolutioneren. Bedrijven moeten zich voorbereiden op deze veranderingen om vanaf januari 2026 compliant te zijn. Zorg ervoor dat uw facturatiesysteem in staat is om gestructureerde elektronische facturen te genereren en te beheren om deze overgang te vergemakkelijken.
Extra voordeel voor onze Leden
Als beroepsfederatie bieden wij onze aangesloten leden een interessant aanbod voor de facturatiesoftware Onfact, waarmee u uw overgang naar elektronische facturatie kunt vergemakkelijken.
Gelieve ons te contacteren voor meer informatie.
